Slimme integratie met uw Cognos rapportages

Onze planning & control oplossing onderscheidt zich door de integratie met Cognos Analytics waardoor uw medewerkers geen omkijken meer hebben naar de actualiteit en consistentie van cijfers in de verantwoordingsdocumenten. De tijdrovende klus om herhaaldelijk geactualiseerde cijfers foutloos in de onderhanden zijnde verantwoordingsdocumenten bij te werken, behoort hiermee tot het verleden. Indien gewenst gaan we nog een stap verder: uit iedere applicatie die we met Cognos kunnen ontsluiten, kunnen wij data integreren.

In planning & control documenten zoals het jaarverslag of de programmabegroting zijn naast de tekstuele content ook tientallen tabellen met cijfermatige informatie opgenomen. Deze tabellen bevatten veelal cijfers die afkomstig zijn uit de financiële of personele backoffice applicaties.

In de verslaglegging naar de gemeenteraadsleden vatten we de informatie vanuit verschillende invalshoeken samen en aggregeren deze naar het bestuurlijke niveau. In het jaarverslag of de programmabegroting bijvoorbeeld presenteren we de baten en lasten op het niveau van de vastgestelde raadsprogramma’s en de onderliggende beleidsproducten; in de jaarrekening op het niveau van taakvelden conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV). Daarnaast presenteren we op verschillende plekken in de verslagen dwarsdoorsnedes, zoals in de paragraaf financiering of lokale heffingen. Last but not least is er de balans met toelichtingen.

Quick start rapportagesets

Er is dus een grote hoeveelheid aan gegevens met een complexe structuur. Vanuit het perspectief van informatiemanagement is het waarborgen van de samenhang en de consistentie van deze gegevens beslist geen sinecure. Daar komt bij dat belanghebbenden zoals de accountant tot kort voor de bestuurlijke besluitvorming wijzigingsvoorstellen en correcties kunnen aandragen. Doordat het bijwerken van de tabellen in de verantwoordingsdocumenten vaak nog helemaal niet of niet goed is geautomatiseerd, ontstaat regelmatig grote tijdsdruk in de planning van de cyclische oplevermomenten.

Gelukkig werken veel van onze relaties al jarenlang met één of meerdere van onze quick start rapportagesets voor de financiële of personele backoffice systemen. Hierdoor is de ontsluiting van de basisinformatie met betrekking tot de planning & control cyclus vaak al goed geregeld en hebben de betrokken medewerkers de beschikking over diverse rapporten voor controle en analyses. Daarnaast helpen de Cognos rapporten bij het verzamelen van input voor de verantwoordingsdocumenten en worden tabellen soms een-op-een met behulp van ‘knip en plak acties’ overgenomen in de planning & control documenten.

Datasynchronisatie vanuit Cognos met planning & control documenten

In de integratie met Tangelo gaat Impact IM  nog een stap verder en hebben wij de datasynchronisatie vanuit Cognos met de planning & control documenten volledig geautomatiseerd. Dit biedt grote voordelen:

• U gebruikt dezelfde data en informatie voor zowel uw verantwoordingsdocumenten als uw managementinformatie. Organisaties die werken met onze quick start rapportagesets, dashboards en andere Cognos producten kunnen hierdoor optimaal profiteren van consistente cijfermatige onderbouwing van de tekstuele content vanuit een bekende en betrouwbare bron.
• Door de geautomatiseerde koppeling is de data-entry niet langer handmatig. Zodra tabellen en grafieken in de verantwoordingsdocumenten gekoppeld zijn aan databronnen in Cognos, kan de consistentie van de informatie gewaarborgd worden en wordt de cijfermatige inhoud automatisch geüpdatet. Gebruikers ontvangen een signaal als een van de databronnen gewijzigd is. Efficiënt, praktisch en betrouwbaar.