Datagedreven werken in het Sociaal Domein: hoe breng je de informatiebehoefte in kaart?

De zorg voor kwetsbare groepen in de samenleving geeft gemeenten in toenemende mate een grote verantwoordelijkheid. Het is daarin continu zoeken naar een balans tussen enerzijds professionele zorgverlening en ondersteuning aan inwoners en anderzijds optimale aanwending van de beschikbare budgettaire ruimte. Door de coronacrisis zal het belang van de gemeentelijke ondersteuning in het kader van de Participatiewet, de Wet maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdwet alleen maar toenemen. Zo wordt er nu al een groter beroep op de bijstand gedaan dan in voorgaande economische crises het geval was. Ook groeit de vraag naar ondersteuning en hulp in het kader van Wmo en de Jeugdwet. In dit hectische en veranderlijke speelveld is het voor gemeenten belangrijker dan ooit om datagedreven te werken en besluiten over de te leveren zorg en ondersteuning en de financiële gevolgen hiervan te baseren op de juiste informatie.

Onze datawarehouse- en quick start rapportage oplossingen hebben al tientallen gemeenten geholpen om inzicht in en controle te krijgen op het Sociaal Domein. Wij helpen daarbij in het opzetten van uw informatievoorziening en leveren rapportages en dashboards die op operationeel, tactisch en strategisch niveau uw beslissingen ondersteunen.

Aan alle rapportages en dashboards gaat echter iets zeer belangrijks vooraf: het goed definiëren van de informatiebehoefte. In die beginfase bepaalt u welke prestaties en feiten bij wie op welk moment in beeld moeten zijn en met welk doel. Maar het is in de praktijk lang niet eenvoudig een volwaardig zicht te krijgen op de informatiebehoefte en een prioritering te bepalen voor de realisatie van rapporten, visualisaties en dashboards. Ook is niet iedereen altijd op de hoogte welke gegevens in de bronapplicaties precies voorhanden zijn of kan het voorkomen dat gegevens in aparte lijsten of applicaties geregistreerd worden.

Met onze kennis van de gegevensstromen in het Sociaal Domein, praktijkervaring bij gemeenten en snelle vraaggerichte aanpak ondersteunen wij bij het analyseren van de informatiebehoefte in het Sociaal Domein. Samen met u brengen we in kaart welke stakeholders binnen (en soms buiten) de organisatie opereren, over welke informatie zij dienen te beschikken om taken goed uit te kunnen voeren of beslissingen te kunnen nemen en hoe de onderliggende gegevensverzameling eruit moet zien. U krijgt hiermee een overzicht van welke informatie met welk doel op welke plaats in de organisatie beschikbaar moet zijn. Wij gebruiken dit op onze beurt als blauwdruk voor het bouwen van rapportages, visualisaties en dashboards.

Dit bereiken we door het houden van gestructureerde interviews met een aantal belanghebbenden (bijvoorbeeld beleidsmedewerkers of teammanagers) om zo vast te stellen welke doelstellingen en/of resultaten belangrijk zijn voor uw organisatie, welke normen daarvoor gelden en welke gegevens nodig zijn om de uiteindelijke informatie te tonen. Dit wordt vastgelegd in een zogeheten KPI-definitiekaart of business event modelling matrix.

Deze aanpak in combinatie met onze kennis van het Sociaal Domein zorgt ervoor dat we snel vast kunnen stellen of de benodigde gegevens in de verschillende bronapplicaties aanwezig en dus direct bruikbaar zijn voor rapportages en dashboards. Uw inspanning hierbij bestaat uit het beantwoorden van de interviewvragen en nadenken over de belangrijkste processen en activiteiten binnen uw organisatie.

Wij hebben slechts 2 tot 4 dagen nodig om uw informatiebehoefte in kaart te brengen en te prioriteren. Dus: geen ellenlange sessies en lijvige rapporten. In een kort tijdsbestek leggen wij uw informatiebehoefte gestructureerd vast, zodat de juiste informatie voor de juiste personen gerealiseerd kan worden.

Wilt u meer informatie, mail naar Jorn Bijkersma (jorn.bijkersma@impact-im.nl) of Bart Visser (bart.visser@impact-im.nl).